При выплате заработной платы работодатель обязан извещать в письменной форме каждого работника: о составных частях заработной платы, причитающейся ему за соответствующий период, о размерах иных сумм, начисленных работнику, в том числе денежной компенсации за нарушение работодателем установленного срока соответственно выплаты заработной платы, оплаты отпуска, выплат при увольнении и (или) других выплат, причитающихся работнику; о размерах и об основаниях произведенных удержаний; об общей денежной сумме, подлежащей выплате (ч. 1 ст. 136 ТК РФ). Однозначно ответить на вопрос, можно ли направлять расчётные листки на электронные почты работников нельзя — всё зависит от того, внедрён ли в организации кадровый электронный документооборот (КЭДО).
Когда можно
Если в компании введён КЭДО в порядке статей 22.1–22.3 ТК РФ, то направлять расчётные листки в электронном виде через систему КЭДО можно. В этом случае обмен документами происходит в рамках утверждённой системы, что обеспечивает юридическую силу и защиту персональных данных. Для дистанционных работников направление расчётных листков на электронную почту также допустимо, если это закреплено в трудовом договоре, а порядок взаимодействия - в локальном нормативном акте (ЛНА) работодателя.
Когда нельзя
Если КЭДО не внедрён, то рассылка расчётных листков на электронную почту работников считается нарушением трудового законодательства.
Что важно учесть
Закрепите порядок в документах. Возможность электронной рассылки должна быть прописана в трудовом договоре, коллективном договоре или ЛНА (например, в Положении об оплате труда).
Обеспечьте защиту данных. Расчётный листок содержит персональные данные о зарплате. Необходимо получить письменное согласие работников на обработку этих данных выбранным способом (с указанием канала связи).
Фиксируйте факт получения. Это важно для подтверждения выполнения обязанности работодателя. При рассылке по электронной почте можно использовать уведомления о прочтении или просить сотрудника направить служебную записку «Ознакомлен».
Храните документы. Расчётные листки, как и другие кадровые документы, необходимо хранить в течение 5 лет (или в течение срока, установленного ЛНА).
Таким образом, просто отправлять расчётные листки на общую корпоративную почту без закрепления этого порядка в документах и согласия работников нельзя. Безопасный вариант - либо полный переход на КЭДО, либо, при его отсутствии, выдача листков на бумаге.
Каневской ЦЗН