Прямого указания об обязанности иметь штатное расписание в законодательстве нет. Однако понятие трудовых отношений, закрепленное в части 1 статьи 15 Трудового кодекса РФ ТК РФ, содержит упоминание о нем. Трудовые отношения между сотрудником и работодателем оформляются трудовым договором. Этот документ в свою очередь обязательно должен содержать информацию о трудовой функции по штатному расписанию (абз. 3 части 2 статьи 57 ТК РФ). Получается, что любой компании и индивидуальному предпринимателю, в штате которых есть наемные работники, нужно иметь этот документ. Штатное расписание - это документ планирования фонда оплаты труда в организации, в котором содержится перечень структурных подразделений, должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы.
В нормативных документах организации определяют, как часто утверждается штатное расписание, — это требуется как минимум при сокращении должностей или введении новых и при изменениях размеров заработной платы. Только наличие штатного расписания может обосновать необходимость сокращения персонала. Без штатного расписания работодателю сложно доказать, что увольнение оправданно. Также невозможно доказать, что на момент увольнения в организации не было вакансий, которые необходимо было предложить сокращаемым работникам. Работодатель обязан при сокращении предложить другие рабочие места в соответствии со ст. 179 ТК РФ, которые указывают в штатном расписании.
Судьи Восьмого Кассационного Суда общей юрисдикции в определении от 31.10.2023 № 88-21310/2023 указали, что для подтверждения законности увольнения по сокращению численности или штата работников работодатель должен доказать факт сокращения штата работников или исключения из штатного расписания должности уволенного работника. Для этого работодатель обязан представить суду штатное расписание, действующее на начало мероприятий по сокращению, и штатное расписание, действующее по окончании проведенных мероприятий. Если работодатель не представит штатное расписание, соответствующее законодательству и утвержденное руководителем (либо его надлежаще заверенную копию), то увольнение будет признано незаконным. За отсутствие штатного расписания организация может быть привлечена к ответственности по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ в виде административного штрафа:
- на должностных лиц – от 1 до 5 тысяч рублей,
- на индивидуальных предпринимателей – от 1 до 5 тысяч рублей;
- на юридических лиц – от 30 до 50 тысяч рублей.
Каневской ЦЗН